Riglyne vir webinare, aanlyn vergaderings en video-onderhoude

2020-04-09

deur Melanie Buys, Hoof van Ontwikkeling: Skoleondersteuningsentrum

Inperkingsmaatreëls het aanlyn-vergaderings skielik deel van ons daaglikse roetine gemaak, en aanbiedings vir webinare moet dikwels self tuis opgeneem word. Hoewel die grondbeginsels van goeie aanbiedings en effektiewe vergaderings dieselfde bly, moet ons skielik ook nuwe spelreëls in ag neem.

Verseker dat jy steeds professioneel oorkom, dat aanlyn vergaderings produktief is en dat jou boodskap impak maak. Let op na die volgende:

1. Wees betyds en wees voorbereid

Maak voor die vergadering seker jou toerusting (klank en beeld) werk en wees voorbereid vir enige probleme wat mag voorkom. Hou ‘n mikrofoon en oorfone byderhand vir ingeval klank ’n probleem is. Stuur die agenda en toepaslike dokumente betyds, sodat deelnemers tyd het om voor te berei. As jy deelneem aan ‘n vergadering waar almal mekaar nog nie ken nie, groet en stel jouself voor. As jy laat inskakel, bly stil, luister en vang op so gou jy kan.

2. Bly by die punt, fokus en hou by die tyd

Gratis Zoom vergaderings het ’n 40-minute tydsbeperking. Al is die versoeking soms groot, los jou e-pos en WhatsApp vir later. Vergeet van “multi-task”. Jy mis dalk belangrike inligting of die geleentheid om ’n inset te lewer. Daar is ’n rede waarom jy ingesluit word by ‘n vergadering; gee jou volle aandag.

3. Trek gepas aan

Selfs al is die lekker deel van inperking dat jy jou pajamas “werk toe” kan dra, trek netjies aan en kam jou hare – ‘n kraaghemp lyk professioneel. Vir ‘n formele webinaar of aanlyn onderhoud, word ‘n donker baadjie en ligblou hemp aanbeveel vir mans. Vermy baie helder/fyn patroontjie-dasse en blokkies-hemde. Donker, soliede kleure werk die beste vir vroue. (Wit en rooi klere, of klere met strepe of kolle word nie aanbeveel nie.)

4. Wees bewus van jou omgewing

Maak seker jou agtergrond is professioneel en toepaslik. Jou kollegas gaan jou nie ernstig opneem as daar ’n hoop wasgoed in die hoek lê of ’n deurmekaar kas agter jou oophang nie. Beplan die opset sodat dat die lig van voor op jou gesig val. ’n Lig of venster reg agter jou oorbelig die beeld en is hinderlik. Jy kan ook gebruik maak van ‘n liggie net so agter jou skerm om die lig bietjie in te vul. Of as jy vertroud is met ’n program soos Zoom, kan jy selfs ’n virtuele agtergrond van jou gunsteling see-foto maak. Hou kinders en troeteldiere stil en uit die gesigsveld – hoe oulik hulle ook al mag wees.

5. Praat duidelik, sodat almal jou kan hoor

Probeer om mekaar nie in die rede te val of gelyk te praat nie. ‘Mute’ jou mikrofoon terwyl jy nie praat nie. Gee ander deelnemers geleentheid om sonder afleiding of frustrasie hul sê te sê. Tensy jy alleen woon, is meeste huishoudings deesdae bietjie lawaaierig. Waarsku jou gesin dat jy vergadering hou en plak ’n nota op die deur.

6. Let op jou lyftaal

Sit regop, effens vorentoe, met die webcam so geposisioneer dat jou oë op die boonste derdelyn is (Deel jou skerm denkbeeldig in drie dele). Moenie te naby aan die kamera sit, of te veel rondkyk nie. Dit is goed as jou bolyf en hande in die beeld is.

7. Gebruik hulpmiddels tot jou beskikking

Om aanlyn vergaderings makliker en meer effektief te maak, gebruik bv. Zoom se ‘screen sharing’- funksie, Trello, OneNote, Stormboard en Teams se aanlyn ‘chat’-funksie. Dit is ook moontlik om aanlynvergaderings op te neem, ter wille van notulering. Bly op hoogte van moontlikhede.

https://www.sessionlab.com/blog/online-tools-for-workshops/

KYK: Daar is heelwat aanlyn lesse, wenke en ander hulpbronne beskikbaar:

Gesels met ons